TIMES JATIM, MALANG – Di masa pemerintahan baru tahun 2025 ini, transformasi digital menjadi salah satu fokus utama kebijakan ekonomi Indonesia. Pemerintah mendorong UMKM untuk go digital, tidak hanya dalam pemasaran produk, tetapi juga dalam pengelolaan operasional bisnis sehari-hari, termasuk aspek penggajian dan HR UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) berkontribusi besar terhadap Produk Domestik Bruto (PDB) Indonesia, serta menyerap lebih dari 97 persen tenaga kerja.

Namun di tengah peran vitalnya, UMKM kerap menghadapi tantangan klasik seperti keterbatasan sumber daya, rendahnya literasi digital dan kurangnya efisiensi dalam pengelolaan internal, termasuk dalam urusan administrasi karyawan dan penggajian.

Salah satu solusi yang kini mulai banyak diadopsi pelaku usaha adalah penggunaan payroll software untuk menyederhanakan proses penggajian dan meningkatkan efisiensi kerja. Di tengah transisi pemerintahan tahun 2025 yang menekankan pentingnya digitalisasi ekonomi, langkah ini menjadi semakin relevan dan mendesak.

Tantangan penggajian di UMKM: masih manual dan rawan kesalahan

Banyak UMKM masih menggunakan cara manual seperti pencatatan di Excel, bahkan di buku tulis untuk menghitung gaji, jam kerja, uang lembur, potongan absen, hingga THR. Tantangan utama dari sistem ini adalah:

● Rentan kesalahan perhitungan (human error)

● Waktu pengerjaan lama

● Tidak efisien jika jumlah karyawan meningkat

● Tidak memiliki bukti dokumentasi resmi seperti slip gaji

● Sulit menyesuaikan diri dengan regulasi pemerintah, sepertikenaikan UMP, THR, atau pajak penghasilan (PPh 21)

Di saat UMKM dituntut untuk lebih profesional dan aku tabel agar bisa naik kelas, penggunaan sistem manual dalam penggajian justru menjadi penghambat.

Software payroll: solusi praktis untuk UMKM

Untuk mengatasi tantangan tersebut, digitalisasi sistempenggajian menjadi langkah strategis. Dengan memanfaatkansoftware payroll, pelaku UMKM dapat mengelola gaji karyawansecara otomatis, transparan, dan sesuai aturan hukum di Indonesia.

Manfaat software payroll bagi UMKM:

1. Otomatisasi perhitungan gaji

Hitung gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, hingga PPh21 secara otomatis dan akurat.

2. Menghemat waktu dan biaya administrasi

Proses yang biasa dikerjakan selama berjam-jam bisaselesai dalam hitungan menit.

3. Slip gaji digital

Karyawan bisa menerima slip gaji langsung via email atauaplikasi, tanpa proses cetak manual.

4. Kepatuhan terhadap regulasi

Sistem diperbarui secara berkala sesuai perubahan aturanseperti UMP, THR, dan pajak karyawan.

5. Mendukung transparansi

Perhitungan gaji dan potongan menjadi jelas, mengurangirisiko konflik antara manajemen dan karyawan.

6. Integrasi dengan absensi dan kehadiran

Banyak software payroll terintegrasi dengan sistem absensi, baik via fingerprint, aplikasi mobile, atau web.

Contoh implementasi digitalisasi penggajian di UMKM

Misalnya, sebuah UMKM di bidang makanan cepat saji yang memiliki 20 karyawan, sebelumnya harus menghitung gaji lembur dan THR secara manual. 

Setelah menggunakan software payroll, pemilik usaha cukup memasukkan jadwal kerja danstruktur gaji satu kali, lalu sistem akan mengelola semuanyasecara otomatis setiap bulannya.

Dengan efisiensi ini, pengusaha bisa lebih fokus padapengembangan usaha, bukan terjebak dalam urusan administratifyang repetitif.

Pemerintah dan ekosistem digital UMKM

Pemerintah Indonesia saat ini aktif mendorong UMKM untukmengadopsi teknologi digital melalui program:

● Digitalisasi UMKM (Kementerian Koperasi dan UKM)

● Pelatihan transformasi digital dari Kominfo

● Insentif pajak dan pembiayaan untuk UMKM yang menggunakan sistem digital

● Kemitraan dengan platform teknologi dan marketplace

Langkah-langkah ini membuka peluang besar bagi UMKM untuk mengakses software payroll dengan biaya terjangkau bahkan gratis melalui program subsidi atau kolaborasi.

UMKM siap naik kelas dengan digitalisasi gaji

Transformasi digital bukan hanya tentang kehadiran di media sosial atau menjual produk secara online. Digitalisasi juga berarti membenahi sistem internal, salah satunya adalah penggajian. Dengan mengadopsi payroll software, UMKM bisa bekerja lebih efisien, patuh hukum, dan menciptakan hubungan kerja yang sehat dan profesional dengan karyawan.

Di tengah perubahan kebijakan pemerintah dan tuntutan efisiensi, langkah kecil seperti mengelola gaji secara digital bisa membawa dampak besar bagi keberlangsungan dan pertumbuhan UMKM Indonesia ke depan. (*)